„Im Keller haben wir immer noch ein Aktenarchiv“, sagt RA Hartmut Göddecke aus dem nordrhein-westfälischen Siegburg. In der Kanzlei mit zehn Rechtsanwälten wird zwar seit fünf Jahren jedes Papierdokument gescannt und ist Teil einer elektronischen Mandantenakte, doch Göddecke mag auf die Papierversion noch nicht verzichten. Hier lagern die Unterlagen mindestens zehn Jahre, auch wenn nach Beendigung des Mandantenverhältnisses nur drei Jahre vorgeschrieben wären. In der Kanzlei wird jedes ankommende Dokument digitalisiert und in einer Anwendung des Software-Anbieters RA-Micro integriert.
Hartmut Göddecke hat gleich drei Monitore vor sich. Auf einem hat der Kanzleichef eine Mandantenakte geöffnet, auf dem zweiten schreibt er in Word einen Brief und der dritte Bildschirm zeigt aktuelle Mails im Outlook. Die übrigen Rechtsanwälte der Kanzlei arbeiten alle mit mindestens zwei Monitoren. Alle Vorgänge, die sich in digitaler Form abwickeln lassen, durchlaufen das System. Auch ein Teil der Post verlässt das Haus als digitales Dokument.
Mahnbescheide beispielsweise erreichen das Gericht in Bits und Bytes über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach, www.egvp.de. „Das DMS hilft uns bei der Büroorganisation, aber auch unsere Dienstleistung zu verbessern“, sagt Göddecke und fügt hinzu: „Doch das papierlose Büro bleibt ein Traum.“ Rund 50.000 Blatt Papier werden in der Kanzlei monatlich bedruckt, abgeheftet, eingetütet oder verschickt. Mandanten seien sehr angetan, wenn die Anwälte am Telefon sofort den Vorgang vor Augen hätten und nicht lange in Akten blättern müssen. Niemand muss mehr zu einem Faxgerät laufen, das Schreiben liegt direkt nach dem Empfang in Göddeckes Posteingang. Aber nicht nur Mandantenakten lassen sich schneller finden, auch die Fachliteratur. „Früher rannte ich oft durch die Kanzlei auf der Suche nach einem bestimmten Buch“, berichtet der Siegburger Anwalt. Heute schaut er in die Bibliotheksdatenbank. Dort ist verzeichnet, wer das Buch ausgeliehen hat. Das spart Lauferei.